Office Manager

Office Manager (25–32 hours per week) – The Hague

About the Role

Reporting to the Country Manager Netherlands, the Office Manager keeps the office running smoothly and ensures a positive, professional, and welcoming environment. You’ll work closely with central teams, manage suppliers and budgets, support internal communications, and organize office-wide events. With a proactive and service-minded approach, you make sure both employees and visitors feel comfortable and supported.

Key Responsibilities

• Be the main contact for staff, visitors, and vendors (cleaning, catering, landlord, contractors).
• Keep the office tidy, organized, and professional; coordinate maintenance and renovations.
• Act as local contact for HR, IT, Finance, and Internal Communication.
• Manage internal communications, including the intranet.
• Handle general office admin: scanning, printing, filing, organizing, expenses, reception when needed.
• Identify and implement improvements in office processes.
• Support travel bookings and visits of international guests.
• Order and manage office supplies and pantry stock; check invoices.
• Organize office events: birthdays, farewells, team activities, summer events, year-end parties.
• Ensure health and safety standards are maintained.

Requirements

• MBO/HBO level or equivalent.
• At least 5 years’ experience in office management or hospitality.
• Excellent organizational and multitasking skills.
• Fluent in English and conversational Dutch.
• Good knowledge of MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Skills & Competencies

• Independent, proactive, and solution-oriented.
• Strong communication and interpersonal skills.
• Service-minded and hands-on.
• Can manage multiple priorities and work well under pressure.
• Flexible with working hours when needed.
• Organized, responsible, punctual, approachable.

How to Apply

Send your CV and a short motivation via our career page. For questions, contact Recruiter Charmaine Oliveiro.

Office Manager (25–32 uur per week) – Den Haag

Over de functie

Je rapporteert aan de Country Manager Nederland en zorgt dat het kantoor soepel draait. Daarnaast creëer je een fijne, professionele en gastvrije werkomgeving. Je werkt samen met centrale teams, beheert leveranciers en budgetten, ondersteunt de interne communicatie en organiseert kantoorbrede activiteiten. Met een proactieve en servicegerichte houding zorg je dat medewerkers en bezoekers zich welkom en ondersteund voelen.

Belangrijkste taken

• Eerste aanspreekpunt voor collega’s, bezoekers en leveranciers (schoonmaak, catering, verhuurder, aannemers).
• Het kantoor netjes, georganiseerd en representatief houden; coördineren van onderhoud en verbouwingen.
• Lokale contactpersoon voor HR, IT, Finance en Internal Communication.
• Beheren van interne communicatie, inclusief intranet.
• Algemene kantoor- en administratieve taken: scannen, printen, archiveren, organiseren, declaraties, receptie wanneer nodig.
• Verbeteringen in kantoorprocessen signaleren en doorvoeren.
• Ondersteunen bij reisboekingen en internationale gastbezoeken.
• Bestellen en beheren van kantoorbenodigdheden en pantryvoorraad; facturen controleren.
• Organiseren van kantooractiviteiten: verjaardagen, afscheid, teamuitjes, zomeractiviteiten, eindejaarsfeest.
• Zorgen dat gezondheids- en veiligheidsstandaarden worden nageleefd.

Functie-eisen

• MBO of HBO-niveau of gelijkwaardig.
• Minimaal 5 jaar ervaring in office management of hospitality.
• Sterke organisatorische en multitaskingvaardigheden.
• Vloeiend Engels en Nederlands op conversatieniveau.
• Goede kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Vaardigheden

• Zelfstandig, proactief en oplossingsgericht.
• Sterke communicatieve en sociale vaardigheden.
• Servicegericht, praktisch en hands-on.
• Kan meerdere prioriteiten tegelijk managen en werkt goed onder druk.
• Flexibel en bereid werktijden aan te passen.
• Georganiseerd, verantwoordelijk, punctueel en benaderbaar.

Solliciteren

Stuur je CV en korte motivatie via onze carrièrepagina. Voor vragen kun je contact opnemen met Recruiter Charmaine Oliveiro.