Office Manager

Wij zijn op zoek naar een Nederlands sprekende Office Manager (25-32 uren per week(.

De Office Manager rapporteert aan de Country Manager Nederland en is verantwoordelijk voor het soepel en efficiënt laten verlopen van de dagelijkse kantooractiviteiten. Daarnaast draagt de Office Manager bij aan een positieve, professionele en inspirerende werkomgeving.

In deze rol werk je nauw samen met centrale afdelingen, beheer je leveranciers en budgetten, ondersteun je de interne communicatie en organiseer je kantoorbrede evenementen. Met een proactieve en servicegerichte houding zorg je voor een gastvrije, goed georganiseerde en optimaal functionerende werkomgeving voor zowel medewerkers als bezoekers.

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers, bezoekers en leveranciers (zoals schoonmaakdiensten, verhuurder, cateraars en aannemers)
• Zorgen voor een schoon, georganiseerd en representatief kantoor, inclusief vergaderruimtes en pantry’s, en het coördineren van onderhouds- en renovatiewerkzaamheden
• Fungeren als lokale contactpersoon voor de afdelingen HR, IT, Finance en Internal Communication
• Zorgen voor tijdige en effectieve interne communicatie, inclusief het beheren van het intranet
• Uitvoeren van algemene kantoor- en administratieve werkzaamheden, zoals scannen, printen, archiveren, organiseren, verwerken van inkomende en uitgaande (e-)mail, declaratieadministratie en receptiewerkzaamheden indien nodig
• Signaleren en implementeren van verbeteringen in kantoorprocessen en -procedures om de medewerkerservaring te verbeteren
• Ondersteunen bij reisboekingen, inclusief het organiseren van reizen voor internationale bezoekers en het monitoren van reisgerelateerde gegevens
• Ondersteunen bij vergaderingen en bezoeken van internationale gasten, waaronder locatiecoördinatie, hotelreserveringen, catering en fungeren als contactpersoon
• Bestellen en beheren van kantoorbenodigdheden en pantryvoorraden en het controleren van bijbehorende facturen
• Organiseren van interne evenementen en kantooractiviteiten (zoals verjaardagen, afscheid, teamactiviteiten, zomeractiviteiten en eindejaarsvieringen)
• Bevorderen van een hoog niveau van gezondheids- en veiligheidsbewustzijn, het melden van onveilige situaties en toezien op naleving van kantoorstandaarden

Functie-eisen

Opleiding en ervaring

• MBO- of HBO-opleiding (of vergelijkbaar werk- en denkniveau)
• Minimaal 5 jaar relevante ervaring in office management of hospitalitycoördinatie
• Sterke organisatorische en multitaskingvaardigheden met oog voor detail
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk) en goede beheersing van het Engels
• Goede kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint en Outlook)

Vaardigheden en competenties

• Zelfstandig, proactief en oplossingsgericht
• Sterke communicatieve en sociale vaardigheden
• Servicegerichte instelling met een praktische en hands-on mentaliteit
• In staat om meerdere prioriteiten tegelijk te beheren en effectief te werken onder druk
• Flexibel en bereid om indien nodig werktijden aan te passen
• Georganiseerd, verantwoordelijk, punctueel en toegankelijk,

Solliciteren

Geïnteresseerde kandidaten worden uitgenodigd hun CV en een korte motivatiebrief in te sturen waarin zij hun interesse in de functie toelichten.

Office Manager (25–32 uur per week)

Location

The Hague

About the job

Reporting to the Country Manager, The Netherlands, the Office Manager ensures the smooth and efficient daily operation of the office while fostering a positive, professional, and engaging workplace experience. The role involves close coordination with central departments, supplier and budget management, internal communication support, and the organization of office-wide events. With a proactive and service-oriented mindset, the Office Manager creates a welcoming, organized, and high-functioning environment for employees and visitors.

Key Duties & Responsibilities

• Act as the main point of contact for staff, visitors, and vendors (cleaning services, landlord, caterers, and contractors)
• Maintain a clean, organized, and well-prepared office environment, including meeting rooms and pantry areas, and coordinate maintenance and refurbishment activities
• Act as local liaison for HR, IT, Finance, and Internal Communication teams
• Ensure timely and effective internal communication, including intranet maintenance
• Handle general office and administrative tasks such as scanning, printing, filing, organizing, handling incoming and outgoing (e)mail, expense administration, and reception duties when required
• Identify and implement improvements in office procedures and routines to enhance employee experience
• Assist with travel bookings, including arrangements for international visitors and guests, and monitor travel-related data
• Support meetings and visits from international guests, including venue coordination, hotel bookings, catering, and acting as main point of contact
• Order and manage office supplies and pantry stock and monitor related invoices
• Organize internal events and office celebrations (e.g., birthdays, farewells, team activities, summer events, and end-of-year celebrations)
• Promote and maintain a high level of health and safety awareness, report unsafe situations, and ensure compliance with office standards

Requirements

Qualifications & Experience

• Secondary vocational or tertiary education (MBO/HBO) or equivalent working level
• At least 5 years of relevant experience in office management or hospitality coordination
• Strong organizational and multitasking skills with attention to detail
• Fluent in English (spoken and written); Dutch is beneficial but not required
• Proficient in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Skills & Competencies

• Independent, proactive, and solution-oriented mindset
• Strong interpersonal and communication skills
• Service-driven attitude with a hands-on approach
• Ability to manage multiple priorities and work effectively under pressure
• Flexible and willing to adapt working hours when required
• Organized, responsible, punctual, and approachable personality

How to Apply

Interested candidates are invited to submit their CV and a brief cover letter outlining their motivation and relevant experience via our career page. For questions regarding the position, candidates may contact Recruiter Charmaine Oliveiro.